Planeación y Organización de Trabajo

                                                                    

Cuando estudiamos la historia de personajes como Sun Tzu autor del "El Arte de la guerra" la cual es considerada una obra maestra sobre la estrategia, podemos ver que se ha extendido más allá del ámbito militar para adentrarse al mundo de los negocios.

La falta de resultados de muchos vendedores no es por falta de capacidad para desarrollar su profesión es por no saber planificar su trabajo, muchos dedican su vida profesional a improvisar y a trabajar el día a día sin fijarse metas y sin realizar seguimiento a su trabajo.

El dicho de que el vendedor es 100% de la calle ya es cosa del pasado recordemos que cada día tenemos más competencia, clientes con más conocimiento y con más capacidad de elegir el servicio o producto que satisfaga su necesidad, es por eso que el vendedor profesional debe ser también un experto en la planificación y organización de su trabajo debe ser un gran estratega.

Si un profesional en ventas dedica buena parte de su tiempo en planificar podrá ver como sus resultados mejoran sustancialmente y sin desgastarse tanto, por eso la importancia de aprender a  planificar y organizar nuestro trabajo para obtener los mejores resultados sin generar desgaste físico y administrativo a nuestras compañías.

Concepto de Planeación

Planeación consiste en obtener clasificar y seleccionar información para fijar objetivos y programas para alcanzar los resultados deseados, la planeación consta de tres elementos esenciales para ser efectiva:

       

·   Actividades: Son las funciones que  han sido asignadas o realizadas por iniciativa propia.

·    Recursos: Son los elementos con los que se dispone para llevar a cabo la planeación etc.

·    Limitaciones: Son todas las restricciones que pueden presentarse en la consecución de los objetivos, tiempo, clima, política, leyes, cultura, mercado,  tecnología etc.

Importancia de la organización en ventas

El trabajo en ventas bien organizado es beneficioso para el vendedor o asesor y para que la empresa tenga éxito. Para el vendedor porque tiene una guía adecuada para lograr su realización personal y laboral. Para la empresa porque se trabaja con seguridad para lograr los objetivos corporativos.

Los resultados que proporciona la organización los podemos resumir en la siguiente forma:

                ·        Eficiencia cualitativa y cuantitativa en el trabajo.

·        Permite ser realmente competente.

·        Facilita una prospección adecuada.

·        Permite la excelencia en el servicio.

·        Permite evaluar nuestros resultados.

·        Genera una imagen de calidad.

·        Sistematiza una mejor atención al cliente.

·        Guía y orienta a la dirección para la toma de decisiones.

·        Brinda información importante del cliente y mercado.

Ahora bien, para que los objetivos se den es necesario crear las técnicas para planificar las ventas. Esta planeación comprende los siguientes siete pasos:

·        Recopilación de información

·        Pronósticos

·        Fijación de objetivos

·        Desarrollo de estrategias

·        Desarrollo de políticas

·        Desarrollo de programas

·        Establecimiento de procedimientos

Recopilación de información

Por medio de ella se pueden obtener datos útiles a partir de fuentes subjetivas y objetivas y desarrollar un marco de referencia adecuado para entender un problema es una habilidad administrativa importante.

Pronósticos

Como las ventas futuras son básicas para toda la organización, los asesores de ventas también trabajan mucho con pronósticos. El desarrollo de cálculos precisos de las ventas futuras repercuten en:

·        Las necesidades de personal de una organización

·        En la planeación de la producción

·        Los requerimientos de distribución

·        Otros aspectos

Fijación de objetivos

Cuando se definen los resultados finales de una organización se fijan objetivos. Las cinco características de un objetivo pueden recordarse con facilidad mediante la palabra SMART:

·        Específico

·        Medible

·        Acordado

·        Realista

·        Relacionado con el tiempo

Desarrollo de estrategias

El desarrollo de estrategias consiste en decidir ¿qué hacer, cómo y cuándo? en una organización, el término estrategia tiene un significado menos conflictivo: es el medio por el cual una organización alcanzará sus objetivos, dado un conjunto de limitaciones ambientales y políticas organizacionales.

Desarrollo de políticas

Las políticas son las decisiones permanentes relativas a los asuntos estratégicos y restringen las clases de estrategias aceptables para lograr los objetivos.

Desarrollo de programas

Los programas descomponen los objetivos y estrategias en pasos manejables que pueden identificarse, delegarse e instrumentarse (cuyos resultados se puedan medir). Estos pasos de acción se conocen también como tácticas (término de guerra griego: ciencia o el arte de maniobrar soldados o barcos en presencia del enemigo).

El calendario es la parte del programa que jerarquiza la terminación de los pasos de acción y específica la secuencia que se realizarán. Es necesario para el ajuste de cronogramas.

Establecimiento de procedimientos y presupuestos

Los procedimientos son programas de acción estandarizados que se refieren a asuntos tácticos. Constituyen la forma más eficiente de desempeñar una tarea. También proporcionan uniformidad para terminarla. El registro de un pedido puede requerir que se respeten los procedimientos estándares.

Presupuesto

Es la asignación de recursos a programas e incluye:

·        Personas

·        Capital de trabajo

·        Información

La información acerca del mercado y los competidores se ha vuelto un recurso cada vez más importante y costoso.

¿Realizan usted o sus vendedores esta planeación antes de una venta? De ser afirmativa su respuesta, ¿realizan retroalimentación del proceso de venta en consonancia con la planeación? Establecer este mecanismo de planeación de ventas y analizar el impacto en el resultado obtenido es clave para mejorar.

No se trata de tener el ejército más numeroso y mejor equipado observamos como la planeación ha sido fundamental para poder ganar una guerra, o lograr un objetivo, El rey Leónidas conocía  la  importancia de una buena estrategia así pudo detener con unos pocos hombres al rey Jerjes I con su ejército de más de 300.000 hombres.